Warsztaty prawnicze

Wizyta w sądzie i w urzędzie

Tekst pochodzi z numeru: 2 (140) luty 2013

Radca prawny Michał Paprocki

Kolejne dni praktyk w kancelarii prawnej będą coraz ciekawsze. W końcu nadejdzie dzień, gdy zostaniecie poddani ważnej próbie – pierwsza wizyta w sądzie lub urzędzie będzie stanowiła sprawdzian waszych umiejętności interpersonalnych i skuteczności w wypełnianiu powierzonych zadań.

Rola posłańca

Jako praktykanci nie jesteście uprawnieni do zastępowania radcy prawnego, adwokata przed sądami, organami ścigania i organami administracji publicznej. A zatem waszym zadaniem będzie najczęściej pełnienie roli posłańca. Nie ulegajcie jednak złudzeniu, że funkcja ta jest łatwa – w urzędzie lub sądzie musicie polegać na własnej wiedzy i doświadczeniu. W przeciwieństwie do wykonywania obowiązków w siedzibie kancelarii – „w terenie” jesteście w pierwszej kolejności zdani na siebie, a to, czy poradzicie sobie z wyzwaniem, będzie miało wpływ na ocenę waszej pracy.

Pełnienie roli posłańca to wbrew pozorom bardzo ważne zadanie. To od was będzie zależało, czy właściwa informacja lub właściwy dokument trafi na czas tam, gdzie powinien.

Będziecie mieli okazję przekonać się, jakie problemy niesie ze sobą nadmierna biurokracja. Co prawda w dzisiejszych czasach wizyta w urzędzie nie niesie ze sobą bezpośredniego zagrożenia życia (pamiętajcie – w starożytności posłańcowi przynoszącemu złe nowiny ucinano głowę), niemniej jednak konfrontacja z urzędnikiem i zakłócenie jego spokoju może być doświadczeniem emocjonującym i podnoszącym poziom adrenaliny.

Władysław Grzeszczyk napisał kiedyś, że w prawdziwej biurokracji wszystko jest wyjątkiem i tylko rzadkie przypadki należą do reguły. Szybko się przekonacie, że rzeczywistość zbliżona jest do sytuacji opisanej w dowcipie, w którym urzędnik mówi do interesanta: – Codziennie panu mówię, żeby pan przyszedł jutro, a pan zawsze przychodzi dzisiaj.

Praca była także przedmiotem zainteresowania naukowców, którzy doszli do interesujących wniosków.

Prawo Parkinsona stanowi, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie – to właśnie z tego powodu pracownik, który ma z góry określony czas na wykonanie danego zadania, ukończy je w możliwie najpóźniejszym terminie. Trudno zatem winić urzędników za prowadzenie postępowań w sposób przewlekły. Walka z prawami natury jest zawsze skazana na porażkę.

Niektórzy podchodzą do problemu nadmiernej biurokracji z dystansem, obracając istniejący problem w żart. Ostatnio słyszałem, że „pismo urzędowe jest jak dobre wino – musi długo poleżeć, żeby nabrać mocy urzędowej”.

Poznawanie struktur administracyjnych

Jako posłańcy będziecie mieli możliwość zapoznania się z działaniem określonych struktur administracji. To nieoceniona wiedza praktyczna, która przyda się bardzo w przyszłości, gdy będziecie prowadzili sprawę swojego klienta. To wiedza, która różni się od teorii. Musicie nauczyć się poruszać w gąszczu nadgorliwego formalizmu, wielu zmiennych. Czasem będziecie musieli zmagać się z brakiem współpracy lub niekompetencją.

Dobry posłaniec to osoba, która załatwia sprawę skutecznie i sprawnie. Musi przy tym byćrzetelna i odpowiedzialna, a ponadto godna zaufania. Od takiej osoby oczekuje się również umiejętności szybkiego adaptowania się do zmieniających się okoliczności, a niekiedy niekonwencjonalnego sposobu działania. Skuteczne załatwienie sprawy w urzędzie będzie niekiedy wymagało od nas wykazania się nie lada sprytem. Niestety często zdarzy się tak, że urzędnik powie nam, że czegoś nie da się załatwić, lub odeśle nas po jakiś brakujący dokument, pieczątkę. Ludowa mądrość stanowi, że gdzie dwóch Polaków, tam trzy zdania, cztery papierki i pięć pieczątek. Posłaniec nie może nigdy pozwolić, by odesłano go z kwitkiem – musi być uparty i asertywny.

Podejdźcie do tego metodycznie. Zdobyte umiejętności będą przydatne w przyszłości, gdy będziecie załatwiać poważniejsze sprawy oraz reprezentować klientów przed sądem.

Pamiętajcie o słowach Platona – „jeśli chcesz pokoju, szykuj się do wojny”. Wizyta w sądzie lub urzędzie bywa taką metaforyczną wojną. Zawsze natomiast jest wyzwaniem, wymaga podjęcia rękawicy. Jeżeli dobrze „rozpoznacie teren” i uzbroicie się w odpowiednią wiedzę, wówczas osiągniecie wyznaczony cel.

Sun Tzu w „Sztuce wojny” pisał: „Poznaj siebie i poznaj wroga, dopiero wtedy twoje zwycięstwo nie będzie zagrożone. Poznaj warunki terenu i pogody, wtedy twoje zwycięstwo będzie całkowite”.

Gdy otrzymacie od prawników kancelarii zadanie złożenia pisma w biurze podawczym sądu – zróbcie najpierw właściwe rozpoznanie. Sun Tzu pisze: „Z pewnością ten, kto w ogóle nie robi kalkulacji, zaprzepaszcza szanse zwycięstwa. Z tego powodu zawsze dokładnie analizuję sytuację, aby warunki konfrontacji były zupełnie jasne”. Uzyskajcie dokładną informację o swoim zadaniu, upewnijcie się, gdzie pismo powinno być złożone, oraz sprawdźcie dokładny adres miejsca – zdarza się, że poszczególne wydziały sądu czy urzędu są pod różnymi adresami. Sprawdźcie, który wydział w sądzie was interesuje, jaka jest struktura organizacyjna tego miejsca. Zawsze warto wiedzieć, jaki dokument składamy, jakie załączniki powinny być do niego dołączone. To będzie procentowało – nie ­pozwolicie sobie ­wmówić, że brakuje jednego odpisu, pieczątki, że brak opłaty skarbowej uniemożliwia złożenie pisma albo że pełnomocnictwo musi być w jakiejś szczególnej formie. Musicie wiedzieć, gdzie powinniście złożyć powierzone wam pismo.

Biuro podawcze

W sądzie takim miejscem będzie biuro podawcze. Jest to dział administracji sądowej, w którym przyjmowane są pisma skierowane do sądu.

Wpływające pisma są znakowane pieczęcią wpływu z oznaczeniem sądu i adnotacją zawierającą datę i godzinę wpływu pisma, liczbę załączników i podpis przyjmującego pismo. Jeżeli załączniki stanowią złożone w oryginale papiery wartościowe (np. weksle, czeki), powinno to zostać odnotowane na piśmie.

Na wasze żądanie (osoby wnoszącej pismo do sądu) biuro podawcze lub pracownik upoważniony do przyjmowania korespondencji poświadcza przyjęcie pisma na jego kopii lub w książce doręczeń. Jest to tzw. prezentata. To bardzo ważne. Kancelaria musi mieć dowód, że pismo zostało złożone w określonym miejscu i czasie. Pamiętajcie o tym, składając jakiekolwiek pisma. Potwierdzenie złożenia pisma powinniście uzyskać również od innych odbiorców waszej kores­pondencji.

Przyjęta korespondencja rozdzielana jest pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne. Pisma trafiają do właściwych wydziałów. Kierownik sekretariatu przedstawia wpływające pismo przewodniczącemu (innemu sędziemu) w celu wydania zarządzenia co do sposobu załatwienia pisma lub we własnym zakresie w zależności od treści pisma wydaje inne zarządzenia o charakterze administracyjnym.

Powyższe zasady są określone w zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z 12.12.2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej1.

Jeżeli w sądzie działa więcej niż jedno biuro podawcze, pismo procesowe można złożyć w dowolnym z nich (np. gdy wydziały sądu są rozrzucone po mieście). Nie pozwólcie sobie wmówić, że brak opłaty skarbowej od składanego pełnomocnictwa to brak formalny. Złożenie w postępowaniu sądowym dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa bez uiszczenia należnej opłaty skarbowej rodzi po stronie sądu jako instytucji obowiązek przekazania organowi podatkowemu stosownej informacji o określonej treści. Powyższe nie oznacza, że nie należy jej przedłożyć. Zwracam na te szczegóły uwagę, gdyż to część rozpoznania – warto znać podstawowe zasady postępowania przed określoną jednostką – to pozwoli nam działać skutecznie.

Kancelarie, urzędy, sekretariaty

Oprócz sądowych biur podawczych, składając pisma, odwiedzicie jeszcze kancelarie urzędów, sekretariaty.

Może się zdarzyć i tak, że będziecie musieli uzyskać informację lub przejrzeć zamówione dokumenty. Niektóre informacje uzyskacie telefonicznie we właściwym sekretariacie, informacji lub biurze obsługi interesantów. To również może się okazać wyzwaniem. Jeśli w ogóle uda wam się nawiązać połączenie z sądem (bywa, że pracownicy ignorują połączenia przychodzące), czeka was próba sił z osobą po drugiej stronie słuchawki. Sprawdzi ona wasze opanowanie, cierpliwość, pewność siebie i to, jak bardzo wam zależy na uzyskaniu konkretnej informacji. W sądzie możemy uzyskać informację o stanie sprawy – sygnaturze akt sprawy, terminie rozprawy, dacie wydania orzeczenia i czynnościach w postępowaniu międzyinstancyjnym. Pamiętajcie, aby dzwoniąc, przedstawić się, wskazać, z jakiej kancelarii dzwonicie, w jakiej sprawie (sygnatura) oraz kogo reprezentuje prawnik kancelarii (a dokładniej – kto jest pełnomocnikiem i której strony postępowania). Następnie należy poprosić o informację, którą chcemy uzyskać. Sun Tzu pisał: „Kiedy dochodzi do konfrontacji (…), musisz szybko odpowiedzieć na zmieniające się sytuacje i szukać korzystnych rozwiązań”.

Czasem zdarzy się, że konieczna będzie osobista wizyta w sekretariacie, informacji lub biurze obsługi interesantów. Pamiętajcie, by mieć przy sobie dokument upoważniający was do odbioru określonych dokumentów lub uzyskania informacji. Na początku poruszanie się po sądzie będzie dla was stresujące. Pamiętajcie, że w większości sądów w Polsce wejście do budynku jest strzeżone. Wybierając się do sądu, warto więc sprawdzić, co mamy w bagażu/ torebce, tak by nie narazić się na nieprzyjemności.

Zapoznanie z aktami

Akta spraw toczących się w sądzie możemy przeglądać w czytelni akt. Można tam również zapoznać się z listą biegłych sądowych. Warto zamówić akta przed udaniem się do sądu – nie zawsze są bowiem dostępne od ręki. Pamiętajcie, że zostaniecie poproszeni o sygnaturę akt oraz imię i nazwisko oraz podanie informacji, kogo reprezentuje pełnomocnik na gruncie danego postępowania. Przeglądanie akt sprawy wymaga już posiadania określonych uprawnień procesowych. Podobnie odbywa się to w urzędach.

Obecnie mamy możliwość elektronicznego dostępu do ksiąg wieczystych oraz danych zawartych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Musicie jednak pamiętać, że zgodnie np. z art. 361 ust. 4 ustawy z 6.7.1982 r. o księgach wieczystych i hipotece2 – akta księgi wieczystej może przeglądać tylko osoba mająca interes prawny oraz notariusz. Musicie to wiedzieć i być przygotowanym do wykazania interesu prawnego. Jeżeli chodzi o akta KRS – dla każdego podmiotu wpisanego do KRS sądy prowadzą odrębne akta rejestrowe (w postaci papierowej), które obejmują w szczególności dokumenty potwierdzające informacje wpisane do rejestru, a także wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentowania podmiotu. Krajowy Rejestr Sądowy jest jawny. Każdy zainteresowany może w siedzibie Krajowego Rejestru Sądowego bez ograniczeń przeglądać akta rejestrowe podmiotów wpisanych do rejestru. Zazwyczaj należy zgłosić zamiar przeglądania danych akt z jednodniowym wyprzedzeniem, podając numer KRS danego podmiotu.

Warto zapoznać się z ustawą z 6.9.2001 r. o dostępie do informacji publicznej3 i zasadami takiego dostępu. Może się zdarzyć, że urzędnik odmówi wam udzielenia informacji, do której udzielenia jest zobowiązany. Zgodnie z art. 61 ust. 1 Konstytucji RP – obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Prawo to obejmuje również uzyskiwanie informacji o działalności organów samorządu gospodarczego i zawodowego, a także innych osób oraz jednostek organizacyjnych w zakresie, w jakim wykonują one zadania władzy publicznej i gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa.

Naczelny Sąd Administracyjny w 2002 r. określił, że nie muszą to być koniecznie informacje wytworzone przez te władze, a również będące w ich posiadaniu, informacje wytworzone przez władze publiczne oraz osoby pełniące funkcje publiczne oraz inne podmioty, które wykonują funkcje publiczne lub gospodarują mieniem publicznym (komunalnym lub Skarbu Państwa), jak również informacje odnoszące się do wspomnianych władz, osób i innych podmiotów, niezależnie od tego, przez kogo zostały wytworzone4.

Wskazane powyżej elementy to zaledwie skromny wycinek wiedzy, którą możecie zdobyć w ramach odbywanych praktyk. Jak mówi mój trener tenisa: Coś nie wychodzi? Zasada jest prosta – trzeba trenować, grać.

Pisząc o pewności siebie i asertywności oraz sprycie – podpowiadam wam, żebyście mieli dobre rozpoznanie terenu i nie dawali się zbyć. Gdy jedziecie do sądu czy urzędu, weźcie koniecznie kontakt do osoby prowadzącej sprawę i jeśli napotkacie przeszkody – skonsultujcie się z nią. Może osoba, do której zadzwonicie, poradzi wam, jak skutecznie je ominąć.

Pamiętajcie, że w sądzie czy urzędzie macie prawo kwestionować słuszność przedstawionego wam stanowiska. W takiej sytuacji warto czasami poprosić o rozmowę z przełożonym, osobą decyzyjną. Warto przedstawić jej problem oraz rozwiązanie. To niejednokrotnie pomaga. Czasami należy uświadomić naszemu rozmówcy, że mamy prawo do konkretnego działania, dostępu. Niektórzy robią to doskonale, działając intuicyjnie. Miałem już do czynienia z praktykantami, którzy umieli załatwić każdą sprawę, mieli odpowiednią dozę tupetu, sprytu.

Rozprawa sądowa

Praktyczna wiedza jest w tym wypadku nieoceniona. Bardzo często zdarza się tak, że po studiach prawniczych jesteśmy doskonale przygotowani teoretycznie, lecz nie wiemy zupełnie, jak w praktyce założyć działalność gospodarczą, jak poruszać się w sądzie, w urzędach. Prawnik musi mieć taką wiedzę, będzie jej oczekiwał od was klient. Z czasem przyjdzie wam uczestniczyć w rozprawie sądowej. Polecam wam, zanim jeszcze zostaniecie pełnomocnikami procesowymi, wizyty w sądzie i obserwację, jak to wygląda. To inna rzeczywistość niż na sali sędzi Anny Marii Wesołowskiej czy w „Prawie Agaty”.

Na początku będziecie się zastanawiali nad prozaicznymi rzeczami. Na przykład kto zajmuje które miejsce na sali sądowej. Sposób ich zajmowania reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 23.2.2007 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych5.

Zgodnie z § 80 ust. 1–5 rozporządzenia: przewodniczący posiedzenia zajmuje miejsce środkowe za stołem sędziowskim, a pozostali członkowie składu orzekającego zajmują miejsca obok przewodniczącego, przy czym drugi sędzia po lewej stronie przewodniczącego. W razie wyznaczenia sędziego dodatkowego lub sędziów dodatkowych, zajmują oni miejsca także za stołem sędziowskim. O wyznaczeniu sędziego dodatkowego przewodniczący posiedzenia informuje strony na pierwszym terminie rozprawy. Przepis stosuje się odpowiednio w razie wyznaczenia ławnika dodatkowego lub ławników dodatkowych. Protokolant zajmuje miejsce przy stole sędziowskim po lewej stronie sądu. Prokurator, oskarżyciel inny niż prokurator, powód, wnioskodawca lub przedstawiciel społeczny zajmują miejsca przed stołem sędziowskim po prawej stronie sądu, a oskarżony, pozwany i inni uczestnicy postępowania – po lewej stronie sądu. Interwenient uboczny zajmuje miejsce obok strony, do której przystąpił.

Pamiętam, że uczono mnie kiedyś, że „pozwany jest dla sądu lewy”. Na początku musimy odnaleźć sprawę, zapoznać się z wokandą. Od momentu wywołania sprawy zaczyna się rozprawa (art. 210 § 1 KPC). Po zajęciu miejsc przez strony sąd sprawdzi obecność, zaczynając od powoda. Każda osoba powstaje z miejsca, gdy zwraca się do niej sąd lub gdy zwraca się do sądu. Po wstępnych czynnościach sąd, stosownie do art. 210 § 1 KPC, rozpoczyna część sprawy ad meritum.

Podsumowanie

Całą swoją wiedzę teoretyczną musicie przełożyć na praktykę. Pamiętajcie, że wyłącznie od was zależy, czy będziecie rozwijali umiejętności praktyczne. A zatem jeśli nawet nie jesteście obecnie „czynnymi praktykantami”, nic nie szkodzi na przeszkodzie, by zdobywać doświadczenie na własną rękę.

Większość spraw rozpoznawanych jest na posiedzeniach jawnych, co umożliwia obserwowanie i przysłuchiwanie się postępowaniu w roli publiczności. Na początek wygospodarujcie jeden, dwa dni w miesiącu na wizytę w sądzie i uczestniczenie w rozprawach sądowych. Wybierzcie sobie spółkę, której działalnością jesteście zainteresowani, a następnie udajcie się do KRS-u w celu przejrzenia jej akt rejestrowych. Takie doświadczenie nie tylko zaprocentuje na egzaminie, ale zwiększy w przyszłości waszą szansę na pozytywne przejście procesu rekrutacyjnego na stanowisko praktykanta.

Zdobycie wiedzy i doświadczenia będzie was niewątpliwie kosztowało trochę wysiłku, ale w przyszłości stanie się waszym orężem.


Radca prawny Michał Paprocki – wspólnik w Kancelarii Radcowskiej Chmaj i Wspólnicy Sp. k. w Warszawie.

1   Dz. Urz. MS Nr 5, poz. 22 ze zm.

2   Tekst jedn.: Dz.U. z 2001 r. Nr 124, poz. 1361 ze zm.

3   Dz.U. Nr 112, poz. 1198 ze zm.

4   Wyr. NSA z 30.10.2002 r., II SA 181/02, niepubl.

5   Dz.U. Nr 38, poz. 249 ze zm.