Warsztaty prawnicze

Struktura kancelarii prawnej

Tekst pochodzi z numeru: 12 (138) grudzień 2012

Apl. rad. Katarzyna Wróblewska, r. pr. Michał Paprocki

Pierwszy dzień praktyk z pewnością dostarczy wam wiele wrażeń i emocji. To jak przeprowadzka do innego kraju, do dużego, tętniącego życiem miasta. Wiele rzeczy będzie wydawało wam się nowe, nieznajome. Możecie na początku czuć się trochę obco, trochę jak z innego świata.

W zasadzie już pierwszy dzień będzie dla was interesującym doświadczeniem. Tego dnia dowiecie się, że wszystko wygląda inaczej, niż wyobrażaliście sobie na studiach. Każdy kolejny będzie tego potwier­dzeniem. Inaczej nie znaczy gorzej – inaczej znaczy, że prawo nareszcie ożyje, stanie się „stosowane”, a nie tylko „czytane” i „wkuwane”. To samo prawo, które widzieliście dotąd, w przewa­ża­jącej większości, tylko w kodeksach – stanie się możliwe do „dotknięcia”. Wielu z was oczeki­wało na ten moment z niecierpliwością.

Proces adaptacji nowego praktykanta to zadanie kancelarii. Wyznaczona osoba powinna przedstawić was innym osobom pracującym w kancelarii, wskazać stanowisko pracy oraz zapoznać z właściwymi narzędziami. Praktykant powinien dowiedzieć się o procedurach w kancelarii, o jej strukturze organizacyjnej, a także dowiedzieć się rzeczy bardziej prozaicznych, ale potrzebnych, tj. gdzie znajdują się sale konferencyjne, kuchnia i inne pomieszczenia socjalne. Ze swojej strony dopilnujcie, żeby ten pierwszy dzień, mimo stresu i niepewności, efektywnie wykorzystać. Im szybciej zorientujecie się, jakie zasady panują w nowym środowisku, tym szybciej się do niego dostosujecie. Nie bójcie się pytać. Wam również powinno zależeć, żeby stać się pełnowartościowymi członkami zespołu.

Skupmy się na strukturze kancelarii. Oczywiście w każdym przypadku zależy ona od wielkości kancelarii, ilości zatrudnionych osób, formy prawnej i modelu, jaki przyjęli jej właściciele. Istnieje jednak wiele cech wspólnych.

Sekretariat

Wyobraźcie sobie, że wchodzicie do biurowca, kamienicy i wjeżdżacie windą albo wchodzicie schodami na właściwe piętro. Gdy otworzycie drzwi do biura kancelarii, traficie do jej sekretariatu. Zapewne poczujecie się trochę jak klient. Przedstawcie się i powiedzcie, że przyszliście na praktyki. W kancelarii prawnej sekretariat to ważny element całego organizmu. To jak komórki nerwowe narządów zmysłów odbierające bodźce ze środowiska zewnętrznego i z wnętrza ustroju i przekazujące impuls dalej. To również jednostka odpowiedzialna za najbardziej podstawowe procesy w tym organizmie.

Nie lekceważcie roli sekretarek (lub sekretarzy). Sekretarka w kancelarii prawnej to stanowisko wiążące się z dużą odpowiedzialnością, wymagające doświadczenia i kompetencji, opanowania i doskonałej organizacji.

Sekretarka jest istotnym ogniwem łańcucha procedur w kancelarii. Do jej zadań należy m.in.: przyjmowanie korespondencji, jej rejestracja i skierowanie do właściwych osób, departamentów, kompletowanie oraz wysyłanie pism procesowych, prowadzenie kalendarza, uzupełnianie materiałów biurowych, pomoc w kserowaniu, organizacji dokumentów, zarządzanie archiwum dokumentów, pomoc w sprawach związanych z działalnością kancelarii itd.

Sekretarka często pośredniczy w komunikacji ze wspólnikami kancelarii, jest dla nich źródłem informacji o tym, co się w biurze dzieje. Dużo widzi i słyszy, przez jej ręce przechodzi cała korespondencja i każdy telefon do kancelarii, to ona wita i żegna klientów, to ona wie, gdzie aktualnie znajdują się osoby z kancelarii i jak się z nimi skontaktować. Sekretarka jest oczami i uszami twoich szefów. To właśnie sekretarka będzie wiedziała, kiedy się spóźniłeś albo kiedy wyszedłeś z firmy przed czasem. To ona będzie mogła przerwać ważne spotkanie, jeśli będzie potrzeba pilnego przekazania informacji innemu prawnikowi.

Postarajcie się o dobre relacje z sekretarką. To ona często powie wam o zwyczajach w kancelarii, o tym, gdzie co znaleźć, kogo zapytać, kto jest kim. To ona przypomni wam o ważnym terminie.

Jeżeli nie oglądaliście jeszcze „Suits” – amerykańskiego serialu o nowojorskiej kancelarii prawniczej – to koniecznie obejrzyjcie przynajmniej jeden odcinek. Postać sekretarki jednego z głównych bohaterów serialu, odrobinę przerysowana, to mocny punkt serialu.

Bez sprawnie działającej obsługi administracyjnej prawnicy nie tylko mieliby na głowie dużo więcej zadań, a ich komunikacja zostałaby w znaczny sposób utrudniona. Również komunikacja z klientami mogłaby zostać zakłócona, w sytuacji gdy prawnicy musieliby występować na sali sądowej i jednocześnie odbierać telefony, umawiać spotkania i planować dzień pracy.

Partner (wspólnik) zarządzający

Na pokładzie najważniejszy jest kapitan. Partner zarządzający w kancelarii to zazwyczaj wspólnik, który odpowiada za zarządzanie kancelarią, podejmuje decyzje w sprawach codziennych (zwykłego zarządu). Ten wspólnik nadzoruje kwestie księgowe, administrację w kancelarii oraz reprezentuje kancelarię na zewnątrz. Jego zadaniem jest osiągnięcie postawionych przed kancelarią celów.

W sprawach, które przekraczają zwykły zarząd, w sprawach istotnych zazwyczaj podejmuje uchwały wraz z pozostałymi wspólnikami.

Ten partner jest komplementariuszem, jeżeli kancelaria jest pro­wa­dzo­na w formie spółki komandytowej. Wówczas jego naz­wis­ko będzie uwidocznione w nazwie spółki. Jego gabinetu wypa­truj w głównej części kancelarii. To tam będą przyjmowani najważniejsi klienci i to tam będzie zapadała większość decyzji.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy z 6.7.1982 r. o radcach prawnych1 – radca prawny wykonuje zawód w ramach stosunku pracy, na podstawie umowy cywilnoprawnej, w kancelarii radcy prawnego oraz w spółce: 1) cywilnej lub jawnej, w której wspólnikami są radcowie prawni, adwokaci, rzecznicy patentowi, doradcy podatkowi lub prawnicy zagraniczni wykonujący stałą praktykę na podstawie przepisów ustawy z 5.7.2002 r. o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy prawnej w Rzeczypospolitej Polskiej2; 2) partnerskiej, w której partnerami są radcowie prawni, adwokaci, rzecznicy patentowi, doradcy podatkowi lub prawnicy zagraniczni wykonujący stałą praktykę na podstawie przepisów ustawy z 5.7.2002 r. o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy prawnej w Rzeczypospolitej Polskiej; 3) komandytowej lub komandytowo-akcyjnej, w której komplementariuszami są radcowie prawni, adwokaci, rzecznicy patentowi, doradcy podatkowi lub prawnicy zagraniczni wykonujący stałą praktykę na podstawie przepisów ustawy z 5.7.2002 r. o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy praw­nej w Rzeczy­pospolitej Polskiej.

Z kolei, zgodnie z w art. 4a ust. 1 ustawy z 26.5.1982 r. –  Prawo o adwokaturze3 – adwokat wykonuje zawód w kancelarii adwokackiej, w zespole adwokackim oraz w spółce cywilnej, jawnej, partnerskiej lub komandytowej, przy czym wspólnikami w spółkach cywilnej, jawnej i partnerskiej oraz komplementariuszami w spółce komandytowej mogą być wyłącznie adwokaci lub adwokaci i radcowie prawni, a także prawnicy zagraniczni wykonujący stałą praktykę na podstawie ustawy z 5.7.2002 r. o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy prawnej w Rzeczypospolitej Polskiej, a wyłącznym przedmiotem działalności takich spółek jest świadczenie pomocy prawnej.

To głównie partner zarządzający reprezentuje kancelarię na zewnątrz, w trakcie oficjalnych spotkań lub kontaktów z mediami, oraz kształtuje jej wizerunek na rynku kancelarii prawnych (czasami tę rolę pełnią wspólnie wyznaczeni wspólnicy).

„Przywództwo” partnera zarządzającego powinno wynikać z jego autorytetu, doświadczenia oraz umiejętności podejmowania właściwych decyzji. Dobry zarządzający ma charyzmę, umiejętność przyciągania „zwolenników” (klientów) do kancelarii. Wszystko to powoduje, że kapitan – partner zarządzający – może bezpiecznie przeprowadzić „statek” nawet przez burzę. Jeżeli na czele stoi kapitan Costa Concordii Francesco Schettino, to lepiej zastanówcie się, czy to dobre miejsce dla was.

Partnerzy (wspólnicy)

Partnerzy (wspólnicy) to najczęściej założyciele kancelarii albo osoby, które zostały włączone do tego grona wskutek awansu albo z uwagi na szczególną wartość dla kancelarii. To oni wspólnie podejmują decyzje w ważnych sprawach.

Zazwyczaj w kancelarii mają swoje oddzielne gabinety i osobiście nadzorują najważniejsze sprawy. To oni będą uczestniczyli w ważnych spotkaniach i uzgadniali warunki współpracy z klientem.

Wspólnicy często przewodzą praktykom czy departamentom. Często pełnią określone funkcje. W końcu zasadniczo są to najbardziej doświadczeni prawnicy w kancelarii oraz osoby, które kreują całe przedsięwzięcie.

Wspólnik często będzie przewodził zespołowi w projekcie. To on będzie planował zadania, harmonogram, weryfikował końcowe efekty prac i przedstawiał je klientowi. Zadbaj o to, żeby być dla niego widocznym. Twoja praca jako praktykanta będzie szła na jego konto. To wspólnicy na koniec odpowiadają za wykonanie zobowiązania.

Zdarza się, że w kancelariach występuje podział partnerów na właścicieli i partnerów kontraktowych. Wbrew nazwie nie każdy partner jest wtedy wspólnikiem. Niektórzy z nich, choć będą tytułować się partnerami, będą pracownikami (którzy w drodze awansu zyskali określoną pozycję, uczestniczą w zysku kancelarii i mają określone przywileje). To oni będą z namiętnością „bilowali godzinki” dla klienta. Jak w dowcipie, w którym prawnik zmarł i poszedł do nieba. Stojąc w bramie niebios, zgłosił pretensję, że go wezwano tak szybko, że ma tylko 40 lat. Usłyszał, że według ich danych ma co najmniej 80 lat. Zsumowali wszystkie godziny, za które kazał zapłacić klientom, i wyszło, że nie może mieć mniej niż 80 lat.

W spółkach komandytowych często role rozdziela się w ramach funkcji komplementariusza albo komandytariusza.

Choć mogą sprawiać wrażenie wyniosłych profesjonalistów w drogich garniturach, z drogimi teczkami, to pamiętajcie, że oni też kiedyś byli praktykantami. Nie przypisujcie im cech boskich, lecz bacznie obserwujcie i uczcie się. Jeżeli pokażecie szacunek, pokorę oraz asertywność i pewność sie­bie, staranność i pracowitość, to na pewno będą umieli was
docenić.

Wytrwałość i konsekwencja oraz skuteczność to sposób, żebyście to kiedyś wy zostali wspólnikami. Nawiązując do wspomnianej wyżej deifikacji, cisną się słowa utworu Pakto­foniki, bardzo wymowne w filmie o tym zespole w reżyserii Leszka Dawida: „Ty też jesteś bogiem, tylko wyobraź to sobie,
sobie”.

Eksperci / of counsel

Kancelarie bardzo często korzystają z rad przedstawicieli świata nauki, specjalistów i ekspertów. Z wiedzy oraz autorytetu tych osób korzysta się w skomplikowanych sprawach wymagających doświadczenia i wyjątkowej wiedzy. Osoby te zazwyczaj nie są ani partnerami, ani pracownikami kancelarii, lecz ściśle z nią współpracują.

Zdarza się również, że tę funkcję przyjmują (jako element honorowego uczestnictwa) byli pracownicy, partnerzy kancelarii.

Tych osób raczej nie spotkamy na co dzień w Kancelarii. Wez­wani przez wspólników w potrzebie odwiedzą kancelarię, a ich wiedza, „szkiełko i oko” wesprą sprawę.

Praktyki / departamenty

W celu świadczenia jak najwyższej jakości usług prawnych kancelarie tworzą zespoły, które grupują prawników o określonej specjalizacji. To pozwala efektywnie zarządzać sprawami oraz projektami, a w konsekwencji decyduje o skutecznej i kompleksowej obsłudze prawnej klienta. Sprawy przyjęte przez kancelarię są rozdzielane i trafiają do odpowiednio wyspecjalizowanych departamentów/działów, gdzie są rozstrzygane i prowadzone.

Do odpowiednich jednostek trafiają sprawy przyjęte przez kancelarię i tam są prowadzone. Departamenty w ramach kancelarii zajmują się wybraną gałęzią prawa lub całą ich grupą. Prawnicy są przydzielani do poszczególnych departamentów zgodnie ze swoją wiedzą i zawodowymi zainteresowaniami.

Przykładowe departamenty to: departament prawa gospodarczego, departament prawa konstytucyjnego i administracyjnego, departament prawa zamówień publicznych, departament prawa energetycznego, departament prawa medycznego lub departament prawa bankowego.

Podział na departamenty de facto odzwierciedla zakres spraw, którymi zajmuje się kancelaria i jej pracownicy.

Prawnicy

Prawnicy w kancelarii to: adwokaci, radcowie prawni, aplikanci, absolwenci studiów prawniczych. Często ich doświadczenie, staż – czyli pozycję – rozróżnia się poprzez podział na „starszych prawników”, „prawników”, „młodszych prawników”. Często używa się również angielskiego słowa „associate” (senior associateassociatejunior associate) – oznaczającego współpracownika.

Szczególną rolę w tej grupie pełnią aplikanci – absolwenci studiów prawniczych, którzy dostali się na aplikację. To swego rodzaju czeladnicy, uczniowie o potwierdzonym poziomie wtajemniczenia, którzy stopniowo rozwijają swoje umiejętności zawodowe, by stać się w pełni samodzielnymi prawnikami. Aplikanci mogą zastępować radców prawnych i adwokatów w określonym zakresie. Wraz ze wzrostem efektywności wykonywanej przez nich pracy rośnie ich pozycja w kancelarii.

Aplikanci radcowscy, zgodnie z ustawą o radcach prawnych, po upływie sześciu miesięcy od rozpoczęcia aplikacji radcowskiej mogą zastępować radcę prawnego przed sądami rejonowymi, organami ścigania i organami administracji publicznej. Po upływie roku i sześciu miesięcy od rozpoczęcia aplikacji radcowskiej aplikanci radcowscy mogą zastępować radcę prawnego także przed innymi sądami, z wyjątkiem Sądu Najwyższego, Naczelnego Sądu Administracyjnego i Trybunału Konstytucyjnego. Aplikanci radcowscy mogą również sporządzać i podpisywać pisma procesowe związane z występowaniem radcy prawnego przed sądami, organami ścigania i organami administracji publicznej – z wyraźnego upoważnienia radcy prawnego – z wyłączeniem apelacji, skargi kasacyjnej i skargi konstytucyjnej.

Prawnicy kancelarii to osoby, które pod nadzorem wspólników wykonują właściwą pracę nad zleconymi przez klientów sprawami. Praca często organizowana jest w zespołach, których struktura i hierarchia budowana jest z uwzględnieniem pozycji (staż, doświadczenie, uprawnienia).

To, co do zasady, najbardziej liczna grupa w kancelarii. To z nimi jako praktykant spędzisz najwięcej czasu.

Stażyści i praktykanci

Wszyscy zdajemy sobie sprawę, że kiedyś trzeba zacząć. Studenci prawa albo absolwenci, którzy nie mają jeszcze żadnego praktycznego doświadczenia, mogą zacząć od praktyk albo staży. W zamian za naukę oczekuje się od nich pracowitości, staranności i pomocy w najprostszych sprawach. Pisaliśmy już we wcześniejszych publikacjach, jak ważne jest zdobycie doświadczenia na praktykach i jak dużo może was to nauczyć.

W dużych kancelariach funkcjonują jeszcze stanowiskalegal assistantparalegaltrainee. To zazwyczaj osoby, które kończą studia lub są tuż przed egzaminem na aplikację. Zdarza się również, że stanowiska te zajmują początkujący aplikanci.

Praktykanci i stażyści pełnią najczęściej rolę asystentów prawników kancelarii i wspierają ich w prostych sprawach. Często złośliwie nazywa się ich „nędznikami” oraz opisuje frustrację, jaka na tym etapie towarzyszy młodemu ambitnemu studentowi prawa. Warto jednak przez chwilę być gońcem, „podawać narzędzia”. Zdziwicie się, jak dużo się nauczycie. Jeśli udowodnicie swoją wartość, to może być początek waszej zawodowej kariery. W końcu kancelarie przyjmują studentów na praktyki właśnie dlatego, że szukają dobrej, wykwalifikowanej kadry na przyszłość. Nikt nie będzie chciał was „wypuścić”, jeśli udowodnicie swoją wartość.

Jednostki (departamenty) niemerytoryczne

W miarę rozwoju kancelarii zwiększają się również jej potrzeby. W kancelariach zatrudniani są pracownicy wyspecjalizowani w finansach i administracji, w marketingu i public relations, w IT, księgowi, specjaliści od sprzedaży, strategii i rozwoju, human resources, tłumaczeń, ekonomiści, w tym analitycy. Coraz częściej zatrudniane są osoby, które zarządzają zasobami wiedzy kancelarii (tworzą biblioteki, bazy danych).

Często zdarza się, że funkcje te dzielą pomiędzy siebie wspólnicy kancelarii, jednak w miarę rozwoju coraz więcej z nich wymaga powierzenia wyspecjalizowanym fachowcom.

W kancelariach możemy również spotkać się z zawodowymi audytorami (działami audytu) – odpowiedzialnymi za bieżący nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem kancelarii zarówno od strony prawnej, jak i np. finansowej. Ich rolą jest kontrola działalności całej kancelarii, jej jednostek organizacyjnych, a także poszczególnych pracowników. Audyt wewnętrzny ma na celu promocję dobrych praktyk w pracach kancelarii oraz utrzymanie odpowiedniego poziomu jakości świadczonych usług. Audyt wewnętrzny pomaga kancelarii w osiąganiu jej celów poprzez systematyczne i metodyczne ocenianie jej pracy oraz doskonalenie procesów zarządzania w kancelarii.

Istotną rolę, podobnie jak w przypadku innych działalności usługowych, pełni dział handlowy. Często funkcja ta jest pełniona przez wspólników. Kancelaria, chcąc pozyskiwać nowych klientów, musi ich określić, przedłożyć im ofertę, wycenić usługę. Dział ten ma również znaczenie we współpracy z dotychczasowymi klientami kancelarii, przy obsłudze zawartych z nimi umów.

Pracownicy techniczni są w głównej mierze odpowiedzialni za właściwe wewnętrzne funkcjonowanie kancelarii i stwarzanie jak najlepszych warunków do pracy dla jej pracowników. We współczesnej kancelarii rola tak zwanych pracowników obsługi technicznej jest nie do przecenienia. To właśnie dzięki nim możliwe jest sprawne działanie kancelarii jako całości poprzez usprawnienie i koordynację prac na poszczególnych jej szczeblach oraz w wybranych działach czy departamentach.

Dział IT odpowiedzialny jest za czynności związane z codziennym i bezawaryjnym działaniem całej struktury teleinformatycznej kancelarii. Zazwyczaj kancelarie zatrudniają informatyków i specjalistów od elektronicznych sprzętów biurowych w celu zapewnienia prawnikom bieżącego dostępu do potrzebnych im narzędzi pracy oraz bezpieczeństwa danych elektronicznych, które są przechowywane w kancelaryjnych komputerach. Dzięki nowym rozwiązaniom wprowadzanym przez dział IT znaczącej poprawie ulega tak istotna z punktu widzenia pracy kancelarii komunikacja pomiędzy poszczególnymi jej pracownikami oraz opisywanymi tu działami.

Dział HR jest odpowiedzialny przede wszystkim za nabór nowych pracowników i stażystów/praktykantów zgodnie z zapotrzebowaniem kancelarii. W związku z tym organizuje i przeprowadza procesy rekrutacyjne mające na celu wyłonienie najlepszych kandydatów na dane stanowisko. Zgodnie z nowym trendem w zarządzaniu dział rekrutacji i rozwoju kadr prowadzi ponadto okresową ocenę pracowników, dzięki której weryfikuje umiejętności, zaangażowanie i skuteczność pracowników kancelarii. Innym elementem, który leży w gestii powyższego działu, jest organizacja kursów doszkalających dla pracowników kancelarii. Specyfika zawodu prawnika sprawia, że jest on zmuszony na bieżąco się kształcić i zapoznawać z aktualnymi zmianami w prawie. Aby sprostać tym wyzwaniom i zapewnić odpowiednią jakość świadczonych usług, kancelarie decydują się na organizację szkoleń dla swoich pracowników z wybranych dziedzin prawa, ale także w zakresie kontaktów interpersonalnych, handlowych czy obsługi nowych rozwiązań technicznych.

W kancelariach coraz częściej zatrudnia się osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo informacji. Nadzoruje ona procesy uzyskiwania, przetwarzania, przechowywania oraz udostępniania danych zgodnie z zachowaniem zasad polityki bezpieczeństwa kancelarii. Jej zadaniem jest, aby dokumenty, na których pracuje kancelaria, były udostępniane tylko podmiotom do tego upoważnionym.

Coraz częściej spotkać można w kancelariach działy obsługi lingwistycznej. Największe, najbardziej renomowane kancelarie prawne nie ograniczają się do działania jedynie na terenie kraju, w którym mają swoją siedzibę. Często zostają one przedstawicielami zagranicznych inwestorów działających w Polsce lub odwrotnie – reprezentują podmioty prawa polskiego w ich stosunkach prawnych za granicą. W obu wymienionych przypadkach niezbędna jest biegłość w posługiwaniu się obcym językiem. Aby zapewnić płynność oraz należytą jakość prac kancelarii i nie zlecać tłumaczom każdej czynności związanej z obrotem zagranicznym, największe kancelarie prawne decydują się na otwarcie własnego działu obsługi lingwistycznej, który ściśle współpracuje ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi kancelarii mającymi styczność z klientem zagranicznym.

Podsumowanie

Choć opisany model jest pełen uogólnień i opisuje rzeczywistość dużych korporacji prawniczych, to możemy was zapewnić, że nawet w niedużej kancelarii, np. jednoosobowej praktyce, na początku będziecie czuli się jak turysta obcokrajowiec. Praktyki pozwolą wam poznać ten model, zrozumieć pewne zasady jego funkcjonowania, dostosować się do niego, a na dalszym etapie ułatwią wam decyzję, co chcecie robić dalej. Kancelaria to określona dynamika, szereg komplementarnych, synergicznie pracujących komórek. Z czasem częścią tej synergii stajemy się my sami.


Apl. rad. Katarzyna Wróblewska – aplikantka radcowska, prawnik w Kancelarii Radcowskiej Chmaj i Wspólnicy Sp.k. w Warszawie.

r. pr. Michał Paprocki – radca prawny, wspólnik w Kancelarii Radcowskiej Chmaj i Wspólnicy Sp.k, w War­szawie.

1   Tekst jedn. Dz.U. z 2010 r. Nr 10, poz. 65 ze zm.

2   Dz.U. Nr 126, poz. 1069 ze zm.

3   Tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. Nr 146, poz. 1188 ze zm.